Forsvarsbyggs personvernerklæring

Kontaktinformasjon

Forsvarsbygg
Postboks 405 Sentrum
0103 OSLO

Org.nr. 975950662

Besøksadresse:
Grev Wedelsplass 5, 0151 OSLO

Tlf. 468 70 400

E-post: servicesenter@forsvarsbygg.no
Hjemmeside: www.forsvarsbygg.no

Har du spørsmål om innsyn, krav om retting eller sletting av opplysninger, ta kontakt via e-post: servicesenter@forsvarsbygg.no

Behandlingsansvarlig

Forsvarsbygg, ved direktøren, har det overordnede ansvaret for virksomhetens behandling av personopplysninger. Ansvar for etterlevelse og utførelse av personvern i våre daglige oppgaver ligger hos fagansvarlige i organisasjonen.

Behandling av personopplysninger på Basen (https://basen.forsvarsbygg.no)

Nedenfor vil du lese hvordan Forsvarsbygg håndterer personopplysninger som gjelder Basen. Leder for bolig og kvarter er delegert det daglige ansvaret for Forsvarsbyggs behandlinger av personopplysninger på Basen, samt at det er utarbeidet rutiner for bruk av dette.

For bruk av tjenestene på Basen og Basen proff må du som person oppgi personopplysninger. Nedenfor beskrives de ulike tjenestene, hvilke personopplysninger du må oppgi og formålet med behandlingen av opplysningene. All behandling er basert på avtaleinngåelse med mindre annet er spesifisert.

Capgemini er Forsvarsbyggs databehandler, og leverandør for utvikling, drift og vedlikehold av nettstedet. 

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Forsvarsbygg og Capgemini som har tilgang til opplysningene som samles inn, med mindre annet er spesifisert. En egen avtale mellom Forsvarsbygg og Capgemini regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Aksept av personvernerklæringen

Ved å merke av for «Jeg godtar betingelsene i personvernerklæringen» aksepterer du vilkårene i denne erklæringen. Da godtar du at registrering av opplysninger skjer, og at behandlingen av dine opplysninger skjer i henhold til våre vilkår.

Meld inn sak på Basen

Alle som benytter seg av Basen kan benytte tjenesten «Meld inn sak».

Hva lagres: Navn, mobilnummer, ansattnummer (ikke påkrevd), e-postadresse og alternativ e-post adresse (ikke påkrevd).

Hvor lagres opplysningene: Opplysningene lagres kun i Basen og Xpand (Forsvarsbygg sitt forvaltningssystem for eiendom, bygg og anlegg).

Formål: Forsvarsbygg benytter personopplysningene for å identifisere deg som person, samt administrere og løse henvendelsen din.

Lagringstid: På ubestemt tid. Til du slettes som bruker eller ber om sletting.

Behandlingsgrunnlag: Samtykke. For å kunne benytte deg av tjenesten er det nødvendig å behandle personopplysninger. Hvis du ikke samtykker vil du ikke kunne benytte deg av tjenesten.

Databehandler (tredjepart): Capgemini og Aareon (Xpand).  

Opprettelse av bruker på Basen og Basen proff

Du må opprette bruker for å få tilgang til enkelte tjenester i Basen, og da oppgir du personopplysninger, i tillegg benytter Forsvarsbygg ID-porten for sikker identifisering.

Våre tjenester:

• Bestilling av korttidsovernatting på Basen
• Søknad om bolig og kvarter i Basen
• Min side - Mine leieforhold i Basen.

Som Basen proff bruker får du i tillegg tilgang til tjenester som:

• Min side – Mine saker
• Min portefølje
• Bestille tilleggstjenester fra Forsvarsbyggs servicekatalog
• Tilgang til dashbord hvor du får en enkel og relevant oversikt over aktiviteter ved de forskjellige etablissementer.

 

Hva lagres: Fornavn, etternavn, ansattnummer, primær- og sekundær e-post, mobilnummer og arbeidsgiver.

Hvor lagres opplysningene: Opplysningene lagres i Basen, Xpand og VisBook (Forsvarsbyggs system for bestilling av korttidsovernatting).

Formål: Forsvarsbygg benytter personopplysningene for å identifisere deg som person og at du har en tilknytning til Forsvarssektoren, styre bruker-rettigheter, samt administrere og løse dine henvendelser.

Dersom du er ansatt i Forsvarssektoren deles person- og kontaktopplysninger med Personal og lønnsadministrasjon i Forsvaret. Opplysningene sendes til dem på FISBasis og benyttes for å kontrollere at du er ansatt, gjennomføre lønnstrekk og kompensasjon i forbindelse med leie av boliger og kvarter.

Lagringstid: På ubestemt tid. Brukere som har e-postadresser med tilknytning til Forsvarssektoren slettes ved inaktivitet i mer enn 12 måneder. Personal og lønnsadministrasjon i Forsvaret melder til Forsvarsbygg at du ikke lenger er ansatt eller til du selv ber om sletting.

Brukere som ikke registrerer eller verifiserer e-post med tilknytning til Forsvarssektoren vil deaktiveres etter 3 måneder.

Merk at dersom du har benyttet tjenesten kortidsovernatting, har et aktivt leieforhold med Forsvarsbygg eller har bestilt tilleggstjenester, så vil personopplysningene lagres i henhold til Lov om bokføring, og normalt i 5 år etter utgangen av regnskapsåret.

For informasjon om hvilke opplysninger som samles inn i forbindelse med kortidsovernatting og leieforhold og hvordan disse behandles, se avsnitt VisBook - Forvaltning av korttidsleie på kvarter og Xpand - Forvaltning av leieforhold.

Behandlingsgrunnlag: Samtykke. For å kunne benytte deg av tjenesten er det nødvendig å behandle personopplysninger. Hvis du ikke samtykker vil du ikke kunne benytte deg av tjenesten.

Databehandler (tredjepart): Capgemini og Aareon (Xpand).

Bestilling av korttidsovernatting på Basen

Forsvarsbygg har fullmakt til å håndtere utleie av kvarter. Forsvarsbygg registrerer og lagrer kun opplysninger som anses som nødvendig for å kunne administrere dine bestillinger av overnatting.

Under Min side - Mine overnattinger får du tilgang til dine kommende bestillinger hvor du kan endre eller avbestille opphold. I tillegg viser Basen overnattingshistorikk for siste tre månedene. Sensitive personopplysninger skal ikke oppgis i forbindelse med bestilling av overnatting.

Hva lagres: Fornavn, etternavn, ansattnummer, primær- og sekundær e-post og mobilnummer og valgt betalingsmetode.

Hvor lagres opplysningene: Opplysningene lagres i Basen, VisBook (Forsvarsbyggs system for bestilling av korttidsovernatting). Dersom du har valgt å betale med faktura vil opplysningene også overføres til Agresso (Forsvarsbyggs økonomisystem).

Formålet for behandling av personopplysninger: Forsvarsbygg benytter personopplysningene for å identifisere deg som person og eventuelle gjester som har behov for overnatting, gi deg oversikt over dine overnattinger, endre og avbestille, samt administrere og ta betalt for din bestillinger. Forsvarsbygg vil også kunne sende deg en brukerundersøkelse etter endt overnatting.

For informasjon om hvilke opplysninger som samles inn knyttet til betaling for korttidsopphold og hvordan disse behandles, se avsnitt Betalingsløsning.

Lagringstid: Personopplysningene lagres i henhold til Lov om bokføring, og normalt i 5 år etter utgangen av regnskapsåret.

Behandlingsgrunnlag: Nødvendig for avtaleinngåelse/kjøp og for bokføring. Hvis du ikke samtykker vil du ikke kunne benytte deg av tjenesten.

Databehandler (tredjepart): Capgemini, VisBook, Verifone/Elavon og Personal og lønnsadministrasjon i Forsvaret.

Søknad om bolig og kvarter i Basen

Basen skal benyttes til både søknad og tildeling av bolig og kvarter. Forsvarsbygg registrerer og lagrer kun opplysninger som anses som nødvendig for søknadsbehandlingen.

Sensitive personopplysninger skal ikke oppgis i forbindelse med søknad om bolig eller kvarter. Slike opplysninger og evt. annen dokumentasjon i tilknytning til din søknad, skal utelukkende sendes på FISBasis direkte til det boligkontoret i Forsvaret som skal behandle søknaden din.

Hva lagres: Fornavn, etternavn, ansattnummer, fødselsdato, primær- og sekundær e-post, post/faktura adresse, postnummer og sted, mobilnummer og arbeidsgiver.

I tillegg blir du bedt om å oppgi informasjon om hva slags type søker du er, tjenestested og bo-område du søker deg til, ny tjeneste stilling, beordringsdato fra – til, informasjon om familieforhold herunder sivilstand, om søker har barn eller venter barn og om man har husdyr, nåværende bo forhold, ønsker for fremtidig bo forhold og om man er villig til å dele bopel med andre.

Hvor lagres opplysningene: Opplysningene lagres i Basen. Under «Min side – Mine søknader» vises dine aktive søknader. Her får du oversikt over hvilken informasjon som er oppgitt av deg, se status på søknadsbehandlingen, samt muligheten for å takke ja eller nei til bo-tilbud.

Formål: Forsvarsbygg og Forsvaret benytter personopplysningene til å identifisere deg som søker, kontrollere at du er i målgruppen, kontroll av de opplysninger du har gitt opp mot beregning av poeng, behandling, tildeling eller avslag på søknad av boliger og kvarter, samt administrasjon i tilknytning til ditt leieforhold herunder inngåelse av leiekontrakt. Forsvarsbygg vil også kunne sende deg en brukerundersøkelse i forbindelse med ditt leieforhold og nyhetsbrev.

Opplysningene i søknaden din deles kun med dedikerte personer i Forsvarets avdelinger som behandler søknader i tråd med reglement for utøvelsen av Forsvarets boligvirksomhet. Boligsekretærene i Forsvaret har tilgang til «saksbehandlingsmodulen i Basen» og benytter opplysningene for å kontrollere at opplysningene du har oppgitt er korrekte, behandle søknaden din, samt tildele eller gi avslag på din søknad.

Lagringstid: Det er ulik lagringstid avhengig av type søknad du sender inn.

Søknad på kvarter: Lagres inntil den er behandlet av en boligsekretær. Deretter slettes søknaden automatisk 42 dager etter tildeling eller avslag på kvarter.

Søknad på bolig: Ved ordinære runder avhenger tidspunktet av om bolig er tildelt eller ikke. Hvis du blir tildelt bolig slettes søknaden 42 dager etter tildelingstidspunktet. Hvis du får avslag på bolig slettes søknaden 42 dager etter at tildelingen av boliger for runden er endelig godkjent. Sender du inn en åpen søknad, vil søknaden slettes automatisk 180 dager (6 måneder) etter innsendelse uansett om den er behandlet eller ikke.

Du som søker kan også velge å trekke søknaden helt frem til behandlingstidspunktet. Da slettes informasjonen lagret i søknaden umiddelbart. Dersom behandling av søknaden er igangsatt, gjelder samme sletterutiner som beskrevet over.

Behandlingsgrunnlag: Samtykke. For å kunne benytte deg av tjenesten er det nødvendig å behandle personopplysninger. Hvis du ikke samtykker vil du ikke kunne benytte deg av tjenesten.

Databehandler (tredjepart): Capgemini og dedikerte personer i Forsvarets avdelinger som behandler søknader.

Min side - Mine leieforhold i Basen

Dersom du blir tildelt bolig eller kvarter, og takker ja til botilbudet, vil du få tilgang til en ny tjeneste under Min Side – Mine leieforhold. Personopplysningene fra din bruker i Basen overføres automatisk fra Basen til Xpand. På siden er det også mulig å laste ned din leiekontrakt.

Hva lagres: Fornavn, etternavn, ansattnummer, primær- og sekundær e-post, post/faktura adresse, postnummer og sted, mobilnummer og arbeidsgiver.  

Hvor lagres opplysningene: Opplysningene lagres i Basen og Xpand. For betaling av husleie gjennom lønnstrekk vil opplysningene også overføres til Personell og lønnsadministrasjonen i Forsvaret, som gjennomfører lønnstrekket i SAP. Dersom du faktureres for husleie vil opplysningene også overføres til Agresso (Forsvarsbyggs økonomisystem).

Formål: Forsvarsbygg og Forsvaret benytter personopplysningene for å identifisere deg som leietaker, administrere ditt leieforhold under inngåelse av leiekontrakt, inn- og utflyttingsbefaring, samt betaling av husleie. Forsvarsbygg benytter også personopplysningene i forbindelse med avhending av boliger og vurdering av om du som leietaker har krav på forkjøpsrett etter prioritetsregelen. Forsvarsbygg vil også kunne sende deg en brukerundersøkelse og nyhetsbrev i tilknytning til ditt leieforhold.

For informasjon om hvilke opplysninger som samles inn og hvordan disse behandles, se avsnitt Betalingsløsning.

Lagringstid: Personopplysningene lagres i henhold til Lov om bokføring, og normalt i 5 år etter utgangen av regnskapsåret. Når du sier opp ditt leieforhold vil informasjon i tilknytting til ditt leieforhold ikke lenger vises i Basen 14 dager etter at leieforholdet er opphørt.

Behandlingsgrunnlag: Nødvendig for avtaleinngåelse og for bokføring. Hvis du ikke samtykker vil du ikke kunne benytte deg av tjenesten.

Databehandler (tredjepart): Capgemini, Aareon (Xpand) og Personal og lønnsadministrasjonen i Forsvaret.

Nyhetsbrev

Forsvarsbygg sender ut nyhetsbrev cirka fire ganger per år via e-post til leietakere på bolig og kvarter. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse ved opprettelse av bruker. Bolig og kvarter i Forsvarsbygg er databehandler for nyhetsbrevet. E-postadressen er lagret i Basen og Xpand og deles ikke med andre.

VisBook - Forvaltning av korttidsleie på kvarter

Forsvarsbygg er gitt fullmakt til å håndtere korttidsutleie av kvarter. For å administrere bestillinger knyttet til korttidsovernatting benytter Forsvarsbygg VisBook som bookingsystem. Forsvarsbygg registrerer og lagrer opplysninger som anses som nødvendig for leieforholdet.

Leder Bolig og kvarter er delegert det daglige ansvaret for systemet, samt at det er utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av dette.

VisBook er Forsvarsbyggs databehandler, og leverandør for drift og vedlikehold av systemet. Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av systemet, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Forsvarsbygg og VisBook som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen avtale mellom Forsvarsbygg og VisBook regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Hva lagres: Fornavn, etternavn, ansattnummer, primær- og sekundær e-post og mobilnummer og valgt betalingsmetode.

Hvor lagres opplysningene: Opplysningene lagres i Basen og VisBook. Dersom du har valgt å betale med faktura vil opplysningene også overføres til Agresso (Forsvarsbyggs økonomisystem).

Formål: Forsvarsbygg benytter personopplysningene for å identifisere deg som person og eventuelle gjester som har behov for overnatting, gi deg oversikt over dine overnattinger, endre og avbestille, samt administrere og ta betalt for din bestillinger.

Forsvarsbygg er pliktig til å ha rutiner som sikrer evakuering og redning ved brann i byggverket. Forsvarsbygg benytter derfor personopplysningene til å utarbeide ankomstlister i tilfelle evakuering og redning ved brann.

For informasjon om hvilke opplysninger som samles inn knyttet til betaling for korttidsopphold og hvordan disse behandles, se avsnitt Betalingsløsning.

Lagringstid: Personopplysningene lagres i henhold til Lov om bokføring, og normalt i 5 år etter utgangen av regnskapsåret.

Behandlingsgrunnlag: Nødvendig for avtaleinngåelse/kjøp og for bokføring. Hvis du ikke samtykker vil du ikke kunne benytte deg av tjenesten.

Databehandler (tredjepart): Capgemini, VisBook, Verifone/Elavon og Personal og lønnsadministrasjonen i Forsvaret.

 

Xpand - Forvaltning av leieforhold

Forsvarsbygg er gitt fullmakt til å håndtere utleie av boliger og kvarter. For å administrere leieforhold benytter Forsvarsbygg Xpand som system. Forsvarsbygg registrerer og lagrer kun opplysninger som anses som nødvendig for leieforholdet.

Leder Bolig og kvarter er delegert det daglige ansvaret for systemet, samt at det er utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av dette.

Aareon er Forsvarsbyggs leverandør av systemet. Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av systemet, lagres på egne servere som driftes av Forsvarsbygg. Det er kun Forsvarsbygg som har tilgang til opplysningene som samles inn.

Hva lagres: Fornavn, etternavn, ansattnummer, primær- og sekundær e-post, post/faktura adresse, postnummer, sted og mobilnummer.

Hvor lagres opplysningene: Opplysningene lagres i Basen og Xpand. Dersom du faktureres for husleie vil opplysningene også overføres til Agresso (Forsvarsbyggs økonomisystem).

Formålet for behandling av personopplysninger: Forsvarsbygg benytter personopplysningene for å identifisere deg som leietaker, administrere ditt leieforhold herunder inngåelse av leiekontrakt og betaling av husleie. Forsvarsbygg vil også kunne sende deg en brukerundersøkelse og nyhetsbrev i tilknytning til ditt leieforhold.

Forsvarsbygg er pliktig til å lagre informasjon om ditt leieforhold og lengden på dette. Personopplysningene, hvor du du bor (adresse, bo område og sone), samt at lengden på dine leieforhold deles med Boligsekretærene i Forsvaret. Opplysningene benyttes til å behandle søknader.

Forsvarsbygg er pliktig til å ha rutiner som sikrer evakuering og redning ved brann i byggverket. Forsvarsbygg benytter derfor personopplysningene til å utarbeide leietakerlister i tilfelle evakuering og redning ved brann.

For informasjon om hvilke opplysninger som samles inn knyttet til betaling for korttidsopphold og hvordan disse behandles, se avsnitt Betalingsløsning.

Lagringstid: Leiekontrakter lagres i henhold til Lov om bokføring, og normalt i 5 år etter utgangen av regnskapsåret etter endt leieforhold. Leiekontrakter lagres i arkivsystemet Elements i 10 år.

Når du sier opp ditt leieforhold vil informasjon i tilknytting til ditt leieforhold ikke lenger vises i Basen 14 dager etter at leieforholdet er opphørt.

Behandlingsgrunnlag: Nødvendig for avtaleinngåelse og for bokføring. Hvis du ikke samtykker vil du ikke kunne benytte deg av tjenesten.

Databehandler (tredjepart): Capgemini, Aareon (Xpand) og Personal og lønnsadministrasjon i Forsvaret.

Danalock/Invite – Digitale låser og låssystem  

Forsvarsbygg er gitt fullmakt til å håndtere utleie av boliger og kvarter. For å administrere leieforhold inkludert nøkkelhåndtering benytter Forsvarsbygg Danalock som system. Forsvarsbygg registrerer og lagrer kun opplysninger som anses som nødvendig for leieforholdet.

Leder Bolig og kvarter er delegert det daglige ansvaret for systemet, samt at det er utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av dette.

Danalock og INTIN er Forsvarsbyggs databehandler og leverandør for drift og vedlikehold av systemet. Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av systemet, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Forsvarsbygg, Danalock og INTIN har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen avtale mellom Forsvarsbygg og INTIN regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Hva lagres: Brukernavn (normalt e-post), og mobilnummer. Systemet lagrer hvilke bo-enheterdu som leietaker har tilgang til. Ved bruk av nøkkel via app vil bruk logges. I de tilfeller der kodepanel benyttes for å gi tilgang må mobilnummer oppgis. Bruk av kode logges ikke.

Hvor lagres opplysningene: Opplysningene lagres i tjenesten my.danalock.com samt Invite Flåtestyring.

Formål: Forsvarsbygg benytter opplysningene for å identifisere deg som person og eventuelle gjester som har behov for overnatting, gi deg tilgang til utleid bolig eller kvarter ved å tildele nøkkel eller kode.

Lagringstid: På ubestemt tid. Brukeren din i Basen slettes når har vært inaktiv i mer enn 12 måneder, Personal og lønnsadministrasjon i Forsvaret melder til Forsvarsbygg at du ikke lenger er ansatt eller selv ber om sletting. Blir brukeren i Basen slettet, vil brukeren din og informasjon tilknyttet din bruker slettes i Danalock.

Behandlingsgrunnlag: Nødvendig for avtaleinngåelse og nøkkeladministrasjon. Hvis du ikke samtykker vil du ikke kunne benytte deg av tjenesten.

Databehandler (tredjepart): INTIN og Danalock

Betalingsløsning

Betaling for kortidsovernatting med kort: Betalingsløsningen for kort er levert av Verifone/Elavon. Tjenesten lar bruker betale på nett med debet- eller kredittkort. Selve betalingstransaksjonen foregår på Verifone/Elavon sine egne krypterte servere, via kryptert HTTPS. Det vil derfor ikke bli lagret eller sendt noen informasjonselementer utover en anonymisert transaksjons-id i Basen.

Bolig- og kvarterforvalter i Forsvarsbygg kan kun se at en forespørsel har blitt sendt av bruker, og får igjen beskjed om at betaling er gjennomført fra Verifone/Elavon. Brukeren får på sin side en kvittering fra Basen om at en betaling er registrert, og en transaksjonsbekreftelse i sin egen nettbank for referanse.

Betaling for kortidsovernatting med faktura: Forsvarsbygg fakturerer som hovedregel ikke privatpersoner for korttidsovernatting. Dette gjøres kun i de tilfeller hvor kort eller lønnstrekk ikke kan gjennomføres. Forsvarsbygg benytter Agresso som økonomisystem. For fakturering av overnatting må du leietaker opprettes som kunde i Agresso. Bolig- og kvarterforvalter i Forsvarsbygg vil opprette et fakturagrunnlag i VisBook som sendes på fil til Agresso. Selve faktureringen finner sted i Agresso. Filen inneholder kun nødvendige kunde- og betalingsopplysninger herunder; fornavn, etternavn, ansattnummer, fødselsdato, primær- og sekundær e-post, post/faktura adresse, postnummer og sted, mobilnummer og betalingsbeløp.

Betaling for kortidsovernatting gjennom trekk i lønn: Dersom du har valgt å betale med kort på Basen via Verifone/Elavon sin betalingsløsning og Verifone/Elavon ikke klarer å belaste kortet ditt, vil Bolig- og kvarterforvalter i Forsvarsbygg vil opprette et trekkgrunnlag i VisBook som oversendes til Personal- og lønnsadministrasjonen i Forsvaret. Selve lønnstrekket finner sted i SAP. Trekkgrunnlaget inneholder kun nødvendige kunde- og betalingsopplysninger herunder; fornavn, etternavn, ansattnummer, periode for overnatting, lokasjon og betalingsbeløp.

Betaling av husleie gjennom trekk i lønn: Dersom du inngår en leiekontrakt med Forsvarsbygg vil du som hovedregel betale husleie gjennom trekk i lønn. Det er Forsvarsbygg servicesenter  som har det daglige ansvaret for dette. Servicesenteret utarbeider en trekk fil fra Xpand en gang per måned som inneholder personopplysninger som fornavn, etternavn, ansattnummer, husleie grunnlag og kompensasjon. Filen sendes deretter på fil til Personal og lønnsadministrasjon i Forsvaret som foretar det faktiske lønnstrekket i SAP (Forsvarets økonomi- og lønnssystem).

Betaling for husleie med faktura: Forsvarsbygg benytter Agresso som økonomisystem. Dersom du er ansatt i andre etater enn Forsvaret, vil du som hovedregel bli fakturert for husleie. Det er Forsvarsbygg servicesenter som har det daglige ansvaret for dette. Servicesenteret utarbeider en faktura fil fra Xpand en gang per måned som sendes på fil inn i Agresso. Selve faktureringen finner sted i Agresso. Filen inneholder kun nødvendige kunde- og betalingsopplysninger herunder; fornavn, etternavn, ansattnummer, fødselsdato, post/faktura adresse, postnummer og sted, mobilnummer og betalingsbeløp.

 

Databehandler (tredjepart): Verifone/Elavon

Nettstatistikk

Forsvarsbygg samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på https://basen.forsvarsbygg.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker.

Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics på vårt nettsted. Dette er et verktøy med åpen kildekode (GPL) og som kjører på servere hos Google. Forsvarsbygg bruker også Mixpanel til samme formål hvor det sendes anonym statistikk til en ekstern løsning (google-analytics.com og api.mixpanel.com). Informasjon fra dette verktøyet utleveres ikke fra Forsvarsbygg til andre aktører.

Automatisk lagring av informasjon - cookies

Basen benytter som de fleste andre nettsteder informasjonskapsler (cookies). Informasjonskapsler er små informasjonsfiler som blir liggende igjen på datamaskinen din for at tjenesten vår skal virke best mulig for deg som bruker. Dette medfører svært liten sikkerhetsrisiko for deg, men dersom du skal benytte deg av Basen må du akseptere bruk av informasjonskapsler.

Eksempler på informasjonskapsler som benyttes på Basen er:

• .ASPXROLES: for rettighetsstyring. Er med på å styre hvilke funksjoner og innhold du som bruker har tilgang til.
• .EPiServerLogin: EPiServer brukerhåndtering
• __RequestVerificationToken: for validering av skjemadata, at data sendes inn fra original skjemaside
• mp_xxx: MixPanel besøkstatistikk
• SignatureState: for referanse til signerings-tilstand pga. integrasjon med Difi dokumentsignering

Din nettleser sender også automatisk opplysninger til https://basen.forsvarsbygg.no sine servere hver gang du ber om å få vist en side. Dette er for eksempel opplysninger om hvilken nettleser og -versjon du bruker og din internettadresse (ip-adresse). For hver side som vises, lagres i tillegg opplysninger om dato og tid, hvilken side du kom fra, hvilken side du er på, osv.

Ingen av disse opplysningene blir brukt til å identifisere enkeltpersoner. Vi bruker disse opplysningene til å generere en samlet statistikk som blant annet viser hvilke sider som er mest populære og hvilken informasjon brukerne søker. Statistikken er et redskap til å forbedre våre tjenester til deg som sluttbruker.

Hjemmelsgrunnlag og samtykke: Det er frivillig å benytte Basen, men for å kunne benytte deg av tjenesten er det nødvendig å akseptere bruk av informasjonskapsler. Hvis du ikke samtykker vil du ikke kunne benytte deg av tilbudet. 

Nyhetsbrev: Forsvarsbygg sender ut nyhetsbrev opp til ti ganger per år via e-post. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. EPIserver/Optimizely er databehandler for nyhetsbrevet. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.

Saksbehandling og arkiv

Forsvarsbygg bruker Elements arkiv- og saksbehandlersystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. Elements er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren EVRY som følger offentlige standarder (NOARK). Arkivleder har det daglige ansvaret for drift av systemet og det manuelle arkivet, og det er utarbeidet rutiner for bruk av dette. Respektive avdelingsdirektører følger opp at saksbehandlingen står i samsvar med rutinene.

Forsvarsbygg behandler personopplysninger for å oppfylle våre lovpålagte oppgaver - blant annet personopplysningsloven, forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og annen informasjon som den registrerte måtte oppgi under saksbehandlingen.

Alle har rett til innsyn i saksdokumenter og opplysninger. Unntak gjelder for taushetsbelagte opplysninger. Retten til innsyn gjelder fra det tidspunktet dokumentet er registrert.

Forsvarsbygg oppbevarer selv sitt historiske arkiv. Deler av arkivene er avlevert til offentlige depotarkiv, som Riksarkivet.

Forsvarsbygg er pålagt å gjøre sine offentlige postjournaler tilgjengelig for allmennheten på Internett. En journal er systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. Journalene gjøres tilgjengelig på en portal som kalles eInnsyn. Det betyr at det er en samordning av offentlige postjournaler i en tjeneste på internett som er allment tilgjengelig.

I offentlighetsforskriften er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal framgå av offentlig journal og journaler som legges ut på nettet. Videre skal personnavn ikke kunne søkes frem i eInnsyn om innføringen er eldre enn ett år.

Vi gjør oppmerksom på at forespørsler om innsyn via eInnsyn, e-post og lignende blir registrert og journalført i sakarkivet Elements. Alle innsynskrav fra privatpersoner vil være søkbare i eInnsyn i ett år. Det kan komme begjæringer om innsyn i denne type dokumenter, noe vi normalt vil gi.  

E-post, telefon, chat og SMS

Forsvarsbygg benytter e-post, telefon, chat og SMS som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle våre lovpålagte oppgaver.

Chat-logger blir ikke lagret, og Forsvarsbygg foretar heller ikke samtaleopptak. Dersom en telefonsamtale, e-post, chat eller SMS er knyttet til en enkeltsak, vil relevante opplysninger kunne bli notert ned og journalført for bruk videre i saksbehandlingen.

Forsvarsbyggs ansatte benytter e-post i vanlig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Når ansatte går av, slettes e-postkontoene - men enkelte relevante e-poster vil bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer og klokkeslett) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Etter en periode anonymiseres eksterne numre ved at de fire siste siffer slettes. Komplett logg slettes etter ett år. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Liste over besøkende

Besøkende i Forsvarsbyggs hovedkontor i Oslo føres inn i et registreringssystem fra Stanley Security AS. Registrerte opplysninger er tilgjengelige tre måneder tilbake i tid. Besøkende i Forsvarsbyggs øvrige lokasjoner føres inn i besøksprotokoll.